REKLAME

De fleste virksomheder ved godt, at de bør have backup. Det langt mere interessante spørgsmål er, hvad der sker den dag, hvor den faktisk skal bruges.

Hvis et centralt system pludselig bliver utilgængeligt, en server fejler, eller data bliver ødelagt, er det ikke nok at kunne konstatere, at der et sted findes en sikkerhedskopi. Virksomheden skal også vide, hvor hurtigt oplysningerne kan gendannes, hvilke systemer der skal prioriteres først, og hvad medarbejderne kan arbejde videre med imens.

Det er forskellen mellem at have backup og at have en plan for at komme tilbage i drift.

For et IT firma bør backup derfor ikke kun være en teknisk funktion, der kører automatisk om natten. Den skal ses i sammenhæng med virksomhedens vigtigste arbejdsprocesser. I en produktionsvirksomhed kan ERP eller lagerstyring være kritisk. Hos en handelsvirksomhed kan ordrebehandling og kundedata komme først, mens andre organisationer er mest afhængige af dokumenter, mail eller bestemte fagsystemer.

Begynd med spørgsmålet: Hvad skal fungere først?

Hvis hele virksomhedens IT blev utilgængelig i morgen tidlig, ville alt ikke nødvendigvis være lige vigtigt at få tilbage samtidig.

En intern mappe med gammelt projektmateriale kan måske vente nogle timer. Ordresystemet kan muligvis ikke.

Derfor er det nyttigt at prioritere systemerne på forhånd. Det gør det lettere at beslutte, hvor meget der skal investeres i backup, redundans og hurtig gendannelse, og det giver den tekniske leverandør et langt bedre billede af virksomhedens reelle behov.

En praktisk gennemgang kan blandt andet afdække:

• hvilke systemer der direkte påvirker omsætning eller produktion
• hvor ofte centrale data ændrer sig
• hvor meget datatab virksomheden realistisk kan acceptere
• hvor længe de vigtigste systemer kan være utilgængelige
• hvem der træffer beslutninger under et driftsstop
• hvilke arbejdsprocesser der midlertidigt kan udføres manuelt.

Det sidste punkt bliver let glemt. En teknisk gendannelse kan tage tid, og derfor er det nyttigt at vide, om organisationen kan fortsætte dele af arbejdet på andre måder.

For en virksomhed med lager kan det eksempelvis være relevant at vide, om varer midlertidigt kan registreres manuelt. En produktionsvirksomhed kan have andre nødprocedurer. Pointen er ikke at arbejde uden IT permanent, men at undgå, at alle aktiviteter automatisk stopper samtidig.

Et IT firma i Viborg bør kunne forklare gendannelsen

Når virksomheden vælger et IT firma i Viborg, er det derfor relevant at spørge mere præcist end: “Har vi backup?”.

På AZENDs Viborg-side beskrives backup sammen med overvågning, patching og beredskab, og virksomheden fremhæver også testet backup i relation til blandt andet fødevare- og landbrugsvirksomheder.

Det centrale ord er netop testet.

En backup kan eksistere uden nødvendigvis at være blevet prøvet i en realistisk gendannelsessituation. Hvis ingen regelmæssigt kontrollerer, om data kan hentes tilbage, opdager man potentielle problemer på det dårligst tænkelige tidspunkt.

Der bør derfor være klare svar på spørgsmål som: Hvem følger op på backup-jobbene? Hvor ofte bliver gendannelse afprøvet? Hvor ligger sikkerhedskopierne? Og hvordan prioriteres systemerne, hvis meget skal genetableres på én gang?

Svarene behøver ikke være teknisk komplicerede for ledelsen. Men ledelsen bør forstå hovedlinjerne.

Hvis virksomhedens vigtigste system kun kan gendannes af én bestemt leverandør, bør det være kendt. Hvis der er afhængigheder mellem flere systemer, skal rækkefølgen også være gennemtænkt. Et ERP-system kan eksempelvis være mindre værd alene, hvis integrationen til lager eller andre systemer stadig ikke virker.

Øv processen, før den bliver alvor

Virksomheder laver brandøvelser uden at forvente, at bygningen brænder. Den samme tankegang giver mening for kritisk IT.

En gendannelsestest behøver ikke betyde, at hele organisationen skal lukkes ned en fredag. Det kan være en kontrolleret test af bestemte data, et udvalgt system eller en dokumenteret gennemgang af, hvordan processen vil foregå.

Målet er at opdage uklarheder, mens der er ro til at løse dem.

Det kan eksempelvis vise sig, at kontaktoplysningerne til en central softwareleverandør er forældede. Måske er en backup afhængig af adgang, som kun én person har. Eller måske tager gendannelsen længere tid, end ledelsen havde forestillet sig.

Den slags information er værdifuld, fordi virksomheden derefter kan justere sin plan ud fra virkeligheden.

AZEND beskriver på Viborg-siden en løbende model, hvor servere, netværk og arbejdsstationer overvåges, og hvor backup og sikkerhed indgår i den daglige drift. De tilbyder både fuld outsourcing og støtte til virksomheder, der allerede har en intern IT-funktion.

For den enkelte virksomhed er det mindre vigtigt, hvem der udfører hver teknisk opgave, end at ansvaret er placeret. Nogen skal vide, om backup er gennemført, nogen skal kunne reagere på fejl, og nogen skal eje processen, hvis data skal gendannes.

Det gælder især i brancher, hvor de digitale systemer er tæt forbundet med den fysiske drift. Omkring Viborg gælder det blandt andet produktion, fødevarer, landbrug og handel – brancher, AZEND selv fremhæver på sin lokale side.

Her kan et IT-stop hurtigt bevæge sig væk fra skærmen. Lageret mangler oplysninger, produktionen venter, eller medarbejderne kan ikke finde de data, næste opgave afhænger af.

Derfor er den stærkeste backup ikke nødvendigvis den løsning med flest kopier eller de mest avancerede tekniske betegnelser. Det er den løsning, virksomheden har tillid til, fordi den ved, hvad der bliver gemt, hvem der følger med, og hvordan oplysningerne faktisk kan bringes tilbage.

Når de spørgsmål er besvaret på en almindelig arbejdsdag, bliver næste tekniske problem langt lettere at håndtere. Backup går fra at være en forsikring, alle håber findes, til at være en konkret del af virksomhedens plan for at kunne fortsætte arbejdet.